6 عادات سهلة لتحسين الكفاءة وإدارة الوقت

جي بي سي  نيوز :- هل تكافح مع كفاءة عملك مؤخرًا بسبب اليوم الذي بات سريع الخُطى بشكل لا يصدق، مما يجعل من الصعب تحقيق أهدافك في يوم واحد؟، ومع كثرة رسائل البريد الإلكتروني، والأعمال الورقية التي لا تنتهي، ناهيك عن المسؤوليات العائلية، من الصعب ألا تتعرض للارتباك.

ما هي كفاءة العمل؟

ما هي كفاءة العمل؟

تعني كفاءة العمل، أو العمل بكفاءة أنك قادر على القيام بكل المهام التي تحتاجين إلى القيام بها، خلال الوقت الذي تحددينه لإنهاء هذه المهام؛ ببساطة، يمكنك إنهاء العمل والوفاء بالمواعيد النهائية دون إجهاد نفسك أو الشعور بالإرهاق والملل من تنفيذ المهام المنوطة إليك.

هل من الممكن تحسين كفاءة العمل دون زيادة العمل؟

هل من الممكن تحسين كفاءة العمل دون زيادة العمل؟

ولكن هل يمكن تحسين كفاءة العمل دون زيادة العمل؟ قطعا نعم! هناك عالم كامل من كفاءة العمل وتقنيات تحسين الإنتاجية، ويحاول كل من الأفراد والشركات الكبيرة دائمًا مساعدة الأشخاص على العمل بشكل أسرع دون التضحية بصحتهم في سبيل إنجاز العمل.

عادات سهلة لتحسين كفاءة عملك

عادات سهلة لتحسين كفاءة عملك

ومع العادات الصحيحة ومهارات إدارة الوقت والخطة المدروسة، يمكنك تعلم تحسين كفاءة عملك، وتوفير طاقتك في نفس الوقت.

وتخيلي كم سيكون شعورك رائعًا إذا كنت تستطيع العمل بذكاء وليس بجهد أكبر والتعامل مع مهامك بشكل أكثر إنتاجية.

إليكِ بعض الخطوات البسيطة التي تساعدك على تحديد مخطط فعّال لأيامك من أجل كفاءة عمل دائمة، وتحقيق نتائج عمل رائعة.

1. زيادة كفاءة عملك مع قائمة المهام

زيادة كفاءة عملك مع قائمة المهام

اكتب قائمة مهام كل صباح (باستثناء عطلات نهاية الأسبوع، اترك عطلات نهاية الأسبوع الثمينة لنفسك).

وبقدر ما قد يبدو الأمر بسيطًا، فإن قوائم المهام رائعة حقًا لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق أهدافك اليومية بصورة أسهل، علاوة على ذلك، فهي بمثابة تذكير يضمن لك عدم ترك أي مهمة دون مراقبة، بمعنى آخر، تقلل قوائم المهام من فرص نسيان إكمال مشروع أو مهمة.

وسواء قمت بإنشاء أو صياغة قائمة المهام الخاصة بك على منصة رقمية أو على الورق - لا يهم، طالما أنها تعمل من أجل راحتك، وتأكد من أن قائمة المهام الخاصة بك تسلط الضوء على جميع المهام الأساسية لليوم.

2. تحسين كفاءة عملك مع مساحة عمل منظمة

تحسين كفاءة عملك مع مساحة عمل منظمة

إذا كنت تبحثين بشدة عن طرق لزيادة كفاءة عملك، فما عليك سوى بدء يومك بجدول منظم، ويجب أن تدركي أن ترك عملك منظمًا يؤهلك لليوم التالي، ومن ثمّ ينتهي بك الأمر بالتوفير في الوقت واستثمار بقية الوقت في القيام بأشياء أخرى.

ولتحقيق أعلى مستوى من كفاءة العمل، يمكنك قضاء بعض الوقت في تنظيم عملك ومساحة مكتبك، وتذكري دائمًا أن كلما كانت مستنداتك أكثر تنظيمًا اليوم، كان من الأسهل العثور عليها غدًا، حيث تبين أن مساحة العمل المنظمة والأقل ازدحامًا، تعمل على تحسين كفاءة العمل، وهي واحدة من أسهل الأشياء التي يمكنك تجربتها.

وإذا كنت لا تعرفين كيفية تنظيم مكتبك، فإن أسهل طريقة للقيام بذلك هي الحصول على عدد قليل من منظمات المكتب التي يمكن أن تناسب كل شيء على مكتبك بشكل جيد، هناك الكثير من المنظمين الرائعين الذين يمكنك الحصول عليهم بسعر معقول على منصات البيع على شبكة الإنترنت مثل أمازون، سوق دوت كوم، وغيرهما.

3. تأكدي من إيقاف تشغيل الإخطارات عند العمل

تأكدي من إيقاف تشغيل الإخطارات عند العمل

نحن نعيش في عالم مشبع بالوسائط الإلكترونية وتطبيقات التواصل الاجتماعي، وهذا شيء رائع؛ لكن كل إشعار يصل إليك من المنصات الاجتماعية بمثابة إلهاء عن أهدافك اليومية.

ولتحقيق كفاءة العمل؛ قم بإيقاف تشغيل الإشعارات لتقليل مستويات التشتيت في أثناء العمل، إلا إن كانت هذه جزء من عملك بشكل يومي، وهناك أيضًا تطبيقات يمكنك استخدامها لحظر منصات الوسائط الاجتماعية لفترة محددة أو محددة، وتستطيع من خلالها حظر منصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك لفترة محددة، على سبيل المثال من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً.

وبالطبع؛ لا تبدئي يومك أبدًا من خلال تصفح وسائل التواصل الاجتماعي، وبدلاً من ذلك، راجعي الرقم 1 واكتبي قائمة المهام الخاصة بك!

4. جدولة الوقت مع الوضع في الاعتبار عوامل التشتيت

جدولة الوقت مع الوضع في الاعتبار عوامل التشتيت

ليس كل شيء يسير دائمًا وفقًا للخطة، فيمكنك التقليل من عوامل التشتيت، ولكن لا مفر من حدوث بعض الانقطاعات تمامًا، ولذلك في أثناء وضع خطتك اليومية، قومي بجدولة إمكانية حدوث مقاطعات.

ويمنحك هذا مساحة أكبر للمناورة، مما يضمن لك البقاء مرنًة في أثناء محاولة إكمال مهامك وفقًا للجدول الخاص بك.

5. زيادة كفاءة العمل من خلال تتبع وقتك

زيادة كفاءة العمل من خلال تتبع وقتك

ولتعزيز كفاءة عملك، قومي بتعيين كل مهمة لليوم بحد زمني معين، على سبيل المثال، لكل مستند عليك كتابته، امنح نفسك ساعة أو حسب تقديرك للمهمة، وذلك من خلال ضبط الوقت بنفسك، يمكنك أن تظلي مدركًة تمامًا لوقتك.

وهذا بدوره يساعد على تحفيزك، ويمنع الموقف الذي تفقد فيه الإحساس بالوقت ثم تنفقين الكثير منه في فعل شيء كان من المفترض أن يكون قد انتهى منذ فترة سابقة.

وغني عن القول، أن من خلال تحديد مهلة زمنية لإنجاز مهمة ما، ستتمكنين من إنجاز مهامك بشكل أسرع، ولكن عند تعيين حدود زمنية لمهامك، ضعي في اعتبارك دائمًا نوع العمل الذي تتعاملين معه، وإذا كان الأمر صعبًا، فتأكدي من تخصيص الوقت الكافي لإنجازه، وعليك أن تتأكدي من أنك لا تعملي فقط مع الزمن ولكنك تنتج عملًا جيدًا.

6. حافظي على كفاءة عملك عالية من خلال تفويض الحمل الزائد

حافظي على كفاءة عملك عالية من خلال تفويض الحمل الزائد

 كيف تعملين بكفاءة أكبر عندما يكون لديك الكثير من المهام؟ يمكنك القيام بذلك من خلال تحديد أولويات عملك، والبدء بالمهام الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية.

وأيضًا؛ بمكنك الاستعانة بأشخاص آخرين لإنجاز مهام عملك، حيث إن القيام بكل شيء بنفسك ليس فكرة جيدة أبدًا. لهذا يمكنك تفويض الأشخاص الذين تثقين بهم.

وإذا كانت مهامك متعلقة بالرعاية المنزلية، أطلبي من زوجك أوحد أقاربك المساعدة، لكن إذا كانت المهام أكثر تعقيدًا أو متعلقة بالعمل فيمكنك الاعتماد على منصات فرص العمل الإلكترونية، والتي تسهل عليك التعرف على أشخاص يشاركوك نفس المهنة وبالتالي يمكنك الاعتماد عليهم مقابل منحهم مبلغ مالي.

ويمكنك من خلال بعض المنصات العثور على الأشخاص الذين سيقومون بمهام مختلفة نيابة عنك بسرعة واحترافية.

كما توفر لك بعض المنصات فرصة الحصول على توظيف مساعد افتراضي، الذي يمكن الاعتماد عليه في العديد من المهام، تمامًا مثل المساعد الحقيقي وهذه الخدمة هي المنقذ الحقيقي عندما تجد نفسك تواجه الكثير من المهام المتعلقة بجهاز الكمبيوتر.